Un verbale di riunione online si fa in tre mosse: registrare la riunione, trascrivere la registrazione, ricavarne decisioni e cose da fare. Teams e Google Meet sanno trascrivere l’italiano da soli, se la tua licenza e il tuo amministratore lo permettono; anche Zoom, ma solo con un account a pagamento e la registrazione nel cloud (stato a ottobre 2026). Altrimenti, o se vuoi un testo con gli interlocutori separati, carica la registrazione su Trascritto. Qui vedi, strumento per strumento, dove trovare la registrazione e cosa farne.

Prima di registrare

Dillo ai partecipanti all’inizio della riunione: stai registrando, e a cosa servirà la registrazione. Zoom, Teams e Meet mostrano un avviso quando la registrazione parte, ma non sostituisce una parola detta a voce. In Italia registrare una conversazione a cui partecipi, per uso personale, di norma è consentito; diffonderla o usarla per altri scopi senza consenso può violare la normativa sulla privacy, e in azienda può esserci anche una policy interna. Le regole sono spiegate sul sito del Garante per la protezione dei dati personali.

Zoom

La registrazione sul computer è disponibile con tutti gli account Zoom, anche quello gratuito (guida di Zoom).

  1. Durante la riunione fai clic su Registra (nell’interfaccia in inglese «Record») nella barra in basso. Se sul tuo account è attiva la registrazione nel cloud, scegli la registrazione sul computer.
  2. A riunione finita Zoom converte la registrazione: può volerci un po’.
  3. I file si trovano, di base, nella cartella Zoom dentro Documenti.

Troverai un video MP4 e un file audio M4A. Per la trascrizione basta l’M4A: è lo stesso audio in un file molto più leggero, quindi più veloce da caricare.

Con un account a pagamento puoi registrare anche nel cloud. Zoom offre allora una trascrizione audio e l’italiano è tra le lingue supportate; servono un account Pro, Business, Education o Enterprise, con registrazione nel cloud e trascrizione audio attive (guida di Zoom).

Microsoft Teams

Per registrare una riunione di Teams serve una licenza aziendale o scolastica idonea, e il tuo amministratore deve aver attivato la registrazione. Gli ospiti e le persone di un’altra organizzazione non possono avviarla (Microsoft).

  1. Nei controlli della riunione scegli Altre azioni, poi Registra.
  2. Indica la lingua parlata (italiano) e cosa vuoi registrare: se ti basta il suono, c’è l’opzione Solo audio.
  3. Seleziona Conferma.
  4. A riunione finita la registrazione compare nella chat della riunione. È salvata in OneDrive, nello spazio dell’organizzatore.
  5. Di default solo l’organizzatore e i co-organizzatori possono scaricarla. Se non sei tu, chiedi il file a loro.

Le registrazioni possono scadere dopo un periodo stabilito dall’amministratore: scarica subito quelle che ti servono.

Quando avvii la registrazione parte anche la trascrizione di Teams, e tra le lingue supportate c’è l’italiano (Italia) (Microsoft). Di norma organizzatore e co-organizzatori possono ottenere il testo in formato .docx o .vtt. Se da te funziona, forse non ti serve un altro strumento.

Google Meet

La registrazione non è per tutti gli account: serve una versione idonea di Google Workspace (per esempio Business Standard, Business Plus o una versione Enterprise) oppure un abbonamento Google One con almeno 2 TB, e l’amministratore deve averla abilitata. Un account Gmail gratuito non basta (guida di Google).

  1. Dal computer, durante la riunione, fai clic in basso a destra su Strumenti della riunione, poi su Registrazione.
  2. Fai clic su Avvia la registrazione, poi su Avvia nella finestra che si apre.
  3. La registrazione finisce nel Google Drive dell’organizzatore, nella cartella «Google Meet», con una sottocartella per ogni riunione. L’organizzatore e chi l’ha avviata ricevono il link per e-mail, e il link è aggiunto anche all’evento nel calendario.
  4. Scarica il video da Drive.

Meet offre anche una trascrizione propria (Strumenti della riunione, poi Trascrivi, poi Avvia trascrizione), che capisce l’italiano ed è disponibile solo con alcune versioni di Workspace (guida di Google).

Una riunione in presenza

Per una riunione in sala o mista, appoggia il telefono al centro del tavolo, tra le persone, e registra con Memo Vocali o con un qualsiasi registratore. Per il seguito dall’iPhone leggi come trascrivere un memo vocale.

La trascrizione

  1. Apri trascritto.it e carica il file: l’M4A di Zoom, oppure il video di Teams o di Meet. Una riunione di due ore si carica in un colpo solo; il browser la divide da solo.
  2. Il testo compare con i turni di parola separati: Interlocutore 1, Interlocutore 2 e così via. Il sito non conosce i nomi: sostituirli tocca a te.
  3. Copia mette il testo negli appunti con le indicazioni degli interlocutori, Scarica offre un file .txt. Per una riunione che poi pubblichi (un webinar, per esempio) ottieni anche i sottotitoli .srt o .vtt.

Senza account vengono trascritti solo i primi 30 minuti: una riunione di un’ora verrebbe quindi tagliata a metà. Per trascriverla tutta, accedi con Google o Apple. Fino a gennaio 2027 Pro è gratis per tutti, con 10 ore di trascrizione al mese e senza carta (Prezzi).

Non c’è né la trascrizione in diretta né un bot che entra nella riunione: Trascritto lavora sulla registrazione dopo che la riunione è finita.

Dalla trascrizione al verbale

In Le mie note puoi importare la registrazione direttamente in una nota («Importa una registrazione» nel menu della nota): la trascrizione compare lì dentro. Poi apri «Chiedi all’AI»: tra i suggerimenti ci sono «Riassumi» e «Cose da fare e decisioni», e puoi scrivere una richiesta tua. Per esempio:

Questa è la trascrizione di una riunione. Interlocutore 1 è Giulia Rossi, Interlocutore 2 è Marco Bianchi. Scrivi un verbale con: partecipanti, argomenti trattati in poche righe, decisioni, azioni (chi, cosa, entro quando), punti rimasti aperti. Scrivi solo ciò che è stato detto; se qualcosa non è chiaro, segnalalo con un punto interrogativo.

L’AI ti mostra prima la nuova versione, con le modifiche evidenziate. Poi scegli se sostituire la nota, crearne una nuova o aggiungere il riassunto in fondo. Per rispondere, la nota e le sue trascrizioni vengono inviate a Google Gemini.

Rileggi sempre il risultato confrontandolo con la trascrizione. L’AI può sbagliare su chi si è impegnato a fare cosa, e cifre e scadenze vanno controllate nel testo. Prima di incollare una riunione riservata in uno strumento di AI, verifica anche che cosa permette la tua azienda.

Se preferisci scriverlo a mano, un verbale utile sta in poche righe:

  • data, ora e strumento usato (Zoom, Teams, Meet);
  • partecipanti;
  • punti all’ordine del giorno;
  • decisioni;
  • azioni: chi fa cosa, entro quando;
  • punti aperti e data della prossima riunione.

Quando il verbale ha rilevanza giuridica (un’assemblea di condominio, un consiglio di amministrazione, un’assemblea dei soci), la forma dipende dalle regole dell’organo. La trascrizione è una buona base, ma non sostituisce il verbale.

Dove va la registrazione

Il riconoscimento vocale è affidato a ElevenLabs (Stati Uniti), che riceve la registrazione solo per elaborarla. Il file caricato dalla home non viene conservato. In Le mie note registrazione e trascrizione restano nel tuo account finché non le elimini. I dettagli sono nell’informativa sulla privacy.